Umumnya berkas dan rekaman tidak dapat dilihat oleh pengguna akhir suatu sistem komputer, tetapi rekaman dan berkas tersebut merupakan komponen yang sangat penting dalam sistem database. Hal yang paling penting berkaitan dengan rekaman dan berkas adalah kinerja berkas. Data merupakan aset penting dalam organisasi. Berbagai pendapat yang sering dikemukakan oleh berbagai pakar mengenai dengan sistem komputer yang kontemporer adalah perangkat keras memiliki umur yang singkat, perangkat lunak memiliki umur yang lebih panjang. Materi ini memberikan pengenalan dasar terhadap berkas yang digunakan untuk menyimpan data dengan volume yang besar dalam sistem komputer yang kontemporer. Minat utama dalam buku ini adalah berkas rekaman. Diasumsikan bahwa semua rekaman berada dalam sebuah berkas yang memiliki format dan ukuran yang sama dan dengan jumlah rekaman yang sangat besar sehingga tidak semua dapat ditampung di dalam pengingat komputer. Kondisi tersebut memerlukan organisasi pengingat yang hirarkis dan multilevel. Dapat diasumsikan pengingat diorganisasi secara bilevel. Pada level atas adalah pengingat utama yang digunakan untuk mengolah informasi, sedangkan pada level yang lebih rendah terdapat disk (pada umunya disk magnetik) tempat rekaman akan disimpan. Disk pada umumnya adalah peralatan yang sifatnya diakses secara random yang memungkinkan pembacaan kembali sejumlah rekaman dengan waktu pembacaan yang tidak bergantung pada posisi dimana rekaman disimpan. Kemampuan disk untuk dapat diakses secara random tersebut memungkinkan untuk disusunnya struktur serta cara memanipulasi informasi secara efektif dan efisien.